Das Archiv und Dokumentationszentrum hat die Aufgabe, Dokumente und Realien zur Geschichte der Vereinsarbeit des Rom e.V. und des Vereins zur Förderung der Roma in Köln e.V. sowie ihrer Vorgänger- und Nachfolgerorganisationen zu übernehmen, zu bewahren, zu erschließen, zu erforschen, zu veröffentlichen oder sonst nutzbar zu machen und zur Wahrung der Rechte der o.g. Vereine und der Depositar:innen beizutragen. Die gleiche Aufgabe übernimmt das Archiv und Dokumentationszentrum in Bezug zu den Verlautbarungen (sowohl als Archivalien wie auch als Realien/Objekte oder immaterielles Kulturgut) die in (in-)direktem Kontext mit der Bürger:innenrechtsbewegung für Rom:nja und Sinti:ze und Objekte mit direktem und indirektem Bezug zu der Minderheit stehen oder zu verstehen sind. Das Archiv und Dokumentationszentrum soll die Arbeitsbereiche des Vereins Rom e.V (künftig als Organisationseinheiten bezeichnet) und des Vereins zur Förderung der Roma in Köln e.V. durch Übernahme des für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigten Registraturguts entlasten.
Für die Arbeit des Archivs und Dokumentationszentrums und zur Regelung der dienstlichen Beziehungen zwischen Archiv und den Organisationseinheiten sowie dem Verein zur Förderung der Roma in Köln e.V. wird nach § 10 des Gesetzes über Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Land NRW vom 16.3.2010 – Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – in der jeweils gültigen Fassung (aktuell i.d.F. vom 16.09.2014 = GV. NRW. 2014 S. 603) folgende Satzung bekannt gemacht:
- Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind sämtliche bei der Erledigung der (täglichen) Arbeit entstehenden Unterlagen wie z.B. Akten, Schriftstücke, Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen und alle anderen physischen und elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
- RomBuK – Archiv und Dokumentationszentrum berät die Organisationseinheiten bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. Zusätzlich sensibilisiert die Archivleitung die Mitarbeiter:innen des Rom e.V. im Hinblick auf die Aktenlagen und ihre umfassende Archivwürdigkeit. Das RomBuK – Archiv und Dokumentationszentrum ist an allen Maßnahmen zu beteiligen, die das Registraturgut betreffen. Um die spätere Übernahme von Archivgut aus elektronischen Systemen sicherzustellen, ist das Archiv und Dokumentationszentrum über die Planung, Einführung und wesentliche Änderungen von IT-Systemen frühzeitig zu informieren und, wenn notwendig, zu beteiligen, soweit diese zu anzubietenden, elektronischen Dokumenten nach Nr. 1 führen. Voraussetzung für alle o.g. Maßnahmen sind Absprachen der Archivleitung mit den Leiter:innen der Organisationseinheiten. Dies gilt auch bezüglich der Erstellung von Aktenplänen.
- Die Organisationseinheiten prüfen regelmäßig, welche Teile ihres Aktenbestandes für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Diese sind dem Archiv spätestens 10 Jahre nach Schließung vollständig, d.h. ohne Entnahme einzelner Vorgänge, mit einer Abgabeliste anzubieten. Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung/Formatierung/Löschung unterliegen, sind ebenfalls zur Archivierung anzubieten. Sollte die Möglichkeit bestehen, Teile des Aktenbestandes früher zu übergeben, wird dies durch RomBuK – Archiv und Dokumentationszentrum begrüßt.
- Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die
- personenbezogene Daten enthalten, die nach einer Vorschrift des Landes- oder Bundesrechts gelöscht werden müssten/gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war
- einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen. Die nach § 203 Abs. 1 Nr. 1, 2, 4 oder 4a des Strafgesetzbuches geschützten Unterlagen der Beratungsstellen dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.
- Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Archiv und Dokumentationszentrum nach fachlichen Kriterien. Zur Feststellung der Archivwürdigkeit ist dem Archiv auf Verlangen Einsicht in die Unterlagen und die dazu gehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind, zu gewähren. Darüber hinaus geben die Dienststellen an, welches Registraturgut aus rechtlichen Gründen dauernd aufzubewahren ist.
- Das Archiv übernimmt das archivwürdige Registraturgut, erschließt es inhaltlich und bereitet es konservatorisch auf. Die nichtarchivwürdigen Registraturteile werden vernichtet.
- Nach Maßgabe der Schutzfristen gemäß § 7 ArchivG NRW kann das Archivgut im Rahmen der Benutzungsordnung des Archives benutzt werden. Soweit die Archivierung eine an sich gebotene Löschung ersetzt (z.B. nach § 19 Abs. 3 b DatenschutzG NRW), gelten die Schutzfristen auch für die Organisationseinheit, in der das Registraturgut entstanden ist. Über die Verkürzung der Schutzfristen entscheiden die Geschäftsführung und die Archivleitung in Absprache und gemeinsam. Hier gilt das Vier-Augen-Prinzip.
- Das Archiv und Dokumentationszentrum übernimmt auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen (z.B. Publikationen, Pressemitteilungen, Rundschreiben) und des Vereins Rom e.V. und des Vereins zur Förderung der Roma in Köln e.V. sowie ihrer Vorgänger und ggf. ihrer Nachfolgerinstitutionen, ebenfalls übernommen werden sämtliche Materialien und Realien, welche für die Vereinsgeschichte des Rom e.V. und für die Vereinsgeschichte des Vereins zur Förderung der Roma in Köln e.V. bedeutsam sind (auch Transparente, Videoaufnahmen, Fragmente).
- Das Archiv übernimmt als ergänzende Dokumentationen zu den Vereinsbeständen auch Archivalien privater Herkunft und sammelt andere für die Geschichte der Minderheiten der Rom:nja und Sinti:ze wesentliche Dokumente, Realien und Materialien.
- Archivgut ist unveräußerlich.
Stand: Dezember 2023
